1. ¿Quiénes deben registrar sus trámites y otros procedimientos de cara al usuario en el SUIT?

  • Todas las Instituciones que forman parte de la  Administración Pública (La Administración Pública se integra por los organismos que conforman la Rama Ejecutiva del Poder Público y por todos los demás organismos y entidades de naturaleza pública que de manera permanente tienen a su cargo el ejercicio de las actividades y funciones administrativas o la prestación de servicios públicos del Estado Colombiano)
  • Empresas de servicios públicos domiciliarios de cualquier orden y naturaleza
  • Particulares que desempeñen función administrativa

2.¿Por qué debo registrar mis trámites y otros procedimientos de cara al usuario?

Las entidades deben inscribir sus trámites y otros procedimientos de cara al ciudadano, dando cumplimiento a la ley 962 de 2005 artículo 1º en la que se contempla:

Toda entidad y organismo de la Administración Pública tiene la obligación de informar sobre los requisitos que se exijan ante la misma, sin que para su suministro pueda exigirle la presencia física al administrado. Igualmente deberá informar la norma legal que lo sustenta, así como la fecha de su publicación oficial y su inscripción en el Sistema Único de Información de Trámites.

Sin perjuicio de las exigencias generales de publicidad de los actos administrativos, todo requisito, para que sea exigible al administrado, deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de Trámites, SUIT, cuyo funcionamiento coordinará el Departamento Administrativo de la Función Pública; entidad que verificará para efectos de la inscripción que cuente con el respectivo soporte legal.

Además el artículo 40 del Decreto Ley 019 de 2012 establece:

Sin perjuicio de las  exigencias generales de publicidad de los actos administrativos, para que un trámite o requisito sea oponible y exigible al particular, deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de Trámites y Procedimientos -SUIT- del Departamento Administrativo de la Función Pública, entidad que verificará que el mismo cuente con el respectivo soporte legal.

El contenido de la información que se publica en el SUIT es responsabilidad de cada una de las entidades públicas, las cuales tendrán la obligación de actualizarla dentro de los tres (3) días siguientes a cualquier variación.

3. ¿Qué es un Formato Integrado – FI?

Es la gestión que realiza una Institución en el formato contenido en el sistema frente al registro, corrección y actualización de la información de sus trámites y Otros Procedimientos Administrativos de cara al usuario - OPA.

Trámite:

Conjunto de requisitos, pasos, o acciones regulados por el Estado, dentro de un procedimiento administrativo misional, que deben efectuar los ciudadanos ante una institución de la administración pública o particular que ejerce funciones administrativas, para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la Ley y cuyo resultado es un producto o un servicio.

OPA:

Conjunto de acciones que realiza el ciudadano de manera voluntaria, para obtener un producto o servicio que ofrece una institución. Se caracterizan porque no son obligatorios y porque por lo general no tienen costo. En la mayoría de los casos estos procedimientos administrativos están asociados con un trámite, ya que de este se pueden generar acciones de consulta, certificaciones, constancias, entre otras, los cuales acreditan el resultado de un trámite. Un formato integrado puede ser registrado en el SUIT, basado en un modelo como producto de su estandarización. Los modelos comprenden:

Modelo = Las acciones o condiciones están reglamentadas en normas nacionales. En el sistema se identifica porque el FI tiene creados momentos, los cuales han sido registrados por el DAFP y deben ser complementados por la institución.

Plantilla = Las acciones o condiciones están reglamentadas en normas territoriales o propias de la Institución. En el sistema se identifica porque el FI NO tiene creados momentos, los cuales deben ser registrados por la institución.

Ver registro Basado en Modelo – Módulo VI Modelos

4.¿Qué tiene de nuevo la versión 3 del SUIT?

  1. Responde a las necesidades del ciudadano, también fue pensada en los servidores públicos, con el fin de facilitar la gestión que adelantan las Instituciones, permitiendo un registro de trámites más FÁCIL y ÁGIL
  2. Fomenta la escritura de los trámites en un lenguaje entendible que busca garantizar la efectividad en la comunicación entre los servidores públicos y los ciudadanos, facilitando el uso de la información para la ejecución de los trámites.
  3. Integración con otros sistemas de información
  4. Implementación de sinónimos para búsqueda por lenguaje común para el ciudadano.
  5. Actualizaciones automáticas del costo del trámite, que se encuentre dado por incrementos anuales como el IPC o salario mínimo.
  6. Accesibilidad del 100% vía web para que las entidades interactúen con el sistema desde cualquier lugar y en cualquier momento del día.
  7. Descripción clara de los momentos que debe seguir el ciudadano para la realización del trámite.
  8. Generación de estadísticas y reportes que permiten hacer seguimiento y trazabilidad a nivel de sector, departamento, municipio, e institución.
  9. Seguimiento a los tiempos de respuesta en la revisión y corrección de los trámites y otros procedimientos administrativos.
  10. Establece alertas y notificaciones.

5. ¿Qué no se debe registrarse en el SUIT?

  • Procedimientos que no se realicen en ejercicio de funciones administrativas
  • Procedimientos administrativos que no sean misionales
  • Peticiones, quejas, reclamos, denuncias - PQRD
  • Procedimientos policivos
  • Procedimientos adelantados por las comisarías de familia de carácter policivo
  • Contravenciones
  • Procedimientos adelantados en la contratación pública
  • Procedimientos que se adelanten de oficio o en revisión
  • Conciliaciones en general
  • Cumplimiento de orden judicial

Ampliar información en la Guía de usuario del SUIT

6.¿Qué se necesita para operar el sistema?

  1. Tener creada la entidad en SIGEP (Sistema de Información y Gestión del Empleo Público). Aplica solo para instituciones que forman parte de la administración pública.
  1. Tener un usuario creado con el rol de "Administrador de gestión del SUIT".
  1. Tener uno o varios usuarios creados con el rol de "Administrador de Trámites".

7.¿Quién debe cumplir la función de Administrador de gestión del SUIT y administrador de trámites?

El Sistema Único de Información de Trámites – SUIT es un instrumento de apoyo para la implementación de la Política de Racionalización de Trámites que administra el DAFP en virtud de la Ley 962 de 2005 y del Decreto 019 de 2012; sistema que tiene como propósito final ser la fuente única y válida de la información de los trámites que todas las instituciones del Estado ofrecen a la ciudadanía.

Para que este sistema pueda operar en la Institución se hace necesario que la máxima autoridad como responsable de implementar la Política Antitrámites nombre:

  1. A un funcionario como Administrador de gestión del SUIT, quien ejercerá  las siguientes funciones:
  • Gestionar Usuarios
  • Gestionar Formularios
  • Gestionar Inventarios de Trámite  y Otros procedimientos

El Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP recomienda que sea la Oficina de Planeación o quien haga sus veces, donde se nombre el Administrador de usuarios, ya que existe una relación directa entre sus funciones y la política anti trámites, y por el conocimiento amplio de la entidad, además existen algunas normas  que hacen referencia a la Política Antitrámites  e involucra a las oficinas de planeación.

Ley 872 de 2003 – Artículo 1: El Sistema de Gestión de la Calidad adoptará en cada entidad un enfoque basado en los procesos que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios de sus funciones asignadas.

NTC GP 1000:2009 – Numeral 7.2.1: Procesos  relacionados con el cliente "La entidad debe determinar los requisitos legales y reglamentarios aplicables al producto y/o servicio", éstos incluyen los relacionados con la política de racionalización de trámites.

Ley 1474 de 2011 - Artículo  73: Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano.  Cada entidad del orden nacional, departamental y municipal deberá elaborar anualmente una estrategia de lucha contra la corrupción y de atención al ciudadano. Dicha estrategia contemplará, entre otras cosas, el mapa de riesgos de corrupción en la respectiva entidad, las medidas concretas para mitigar esos riesgos, las estrategias antitramites y los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.

Decreto 2641de 2012 - Artículo 4: La máxima autoridad de la entidad u organismo velará directamente porque se implementen debidamente las disposiciones contenidas en el documento de "Estrategias para la Construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano". La consolidación del plan anticorrupción y de atención al ciudadano, estará a cargo de la oficina de planeación de las entidades o quien haga sus veces, quienes además servirán de facilitadores para todo el proceso de elaboración del mismo.

  1. Nombrar uno o varios funcionarios como Administrador de Trámites, quien ejercerá las siguientes funciones:
  • Registrar, Corregir y Actualizar los Trámites y Otros procedimientos administrativos de cara al usuario en SUIT v3.0

El Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP recomienda que el Administrador de Trámites sea un funcionario de planta, en aras de garantizar la continuidad en los procesos de capacitación y asesoría.

8.¿Cómo solicitar la creación de usuario administrador de gestión del SUIT?

El DAFP creará el usuario con el rol de Administrador de gestión del SUIT, quien realiza las siguientes funciones:

  • Gestionar los Administradores de trámites
  • Gestionar los formularios de la Institución
  • Gestionar el inventario de formatos integrados de la Institución
  • Gestionar datos de operación

Para las Instituciones del orden nacional, el Sectorialista remitirá los datos a la mesa de ayuda, con la siguiente información:

  • Los nombres y apellidos completos de la persona
  • Número de documento de identificación (ejemplo: cédula)
  • Teléfono fijo y/o extensión
  • Correo electrónico institucional

Para las instituciones del orden territorial, deberán remitir completamente diligenciado el formato que se encuentra publicado en la siguiente ruta:

www.suit.gov.co

Material de capacitación

II Usuarios

El documento en Excel : Creación de usuarios para el orden territorial

9.¿Cómo se ingresa al Sistema Único de Información de Trámites-SUIT?

  1. Digitando: www.suit.gov.co en cualquier navegador
  2. Ingresando desde el botón que dice "Ingresar al SUIT" al lado derecho
    1. con el usuario y contraseña asignada
    2. ó con el usuario y con la contraseña que el usuario cambió
  3. Digitar las palabras o números que aparecen en el "captcha" para evitar ingresos indebidos

NOTA: Si digita mal el "captcha" o su contraseña (3) tres veces debe esperar 10 minutos para que el SUIT lo deje ingresar nuevamente

10.¿Cómo cambio la contraseña?

  1. Al utilizarse el sistema por primera vez, debe cambiarse la contraseña, password ó clave desde la opción MI CUENTA
  2. Dar click en Cambiar contraseña

3. Digitar la clave asignada por el sistema

4. Digitar la nueva clave con las siguientes consideraciones:

  • Clave de fácil recordación
  • Clave con letras y números intercalados
  • Clave de mínimo 8 caracteres

5.Dar click en el botón

La nueva clave ingresada, será recordada por el SUIT 3, para futuros ingresos.

11.¿Cómo recupero la contraseña?

Al ingresar al SUIT dar clic en la opción ¿Olvidó su contraseña?, digitar el usuario asignado y dar clic en la opción restablecer contraseña. Al correo electrónico registrado en la cuenta recibirá una notificación con la nueva clave asignada, la cual podrá cambiar siguiendo los pasos establecidos en la pregunta frecuente ¿Cómo cambio la contraseña?

12.¿Cómo actualizar la información de la cuenta?

Una vez ingrese con su usuario y contraseña asignada, ingresar a la opción Mi cuenta, en las opciones de menú seleccionar Modificar datos  para habilitar la información de la cuenta, donde puede actualizar los datos. Una vez realizadas las actualizaciones oprimir el botón inferior Modificar datos para que los cambios sean guardados.

Recuerde que es importante mantener esta información actualizada para poder recibir información y notificaciones sobre el sistema.

 

 

 

13.¿Cuál es la Relación entre Sí virtual y el Sistema Único de Información de Trámites- SUIT 3?

El Portal Sí virtual es un punto web que presenta a los ciudadanos la información acerca de los trámites y otros procedimientos de cara a los usuarios que han sido inscritos en el SUIT.

14.¿Qué navegadores y versiones soporta el Sistema Único de Información de Trámites SUIT 3?

  1. Internet Explorer 10 y versiones anteriores (Recientemente Microsoft liberó la versión 11 del navegador Internet Explorer, sin embargo esta versión no es soportada por la aplicación SUIT 3. Por lo cual le recomendamos si desean utilizar Internet Explorer no realizar dicha actualización, se recomienda trabajar en las versiones anteriores 8, 9 o 10 o trabajar con los otros navegadores como Mozilla Firefox, Chrome y Safari.)
  2. Firefox 19 y versiones superiores
  3. Chrome 24.0.1312.52 y versiones superiores
  4. Safari 24.0.1312.52 y versiones superiores

15.¿Cómo se sabe la versión de navegador que se tiene instalado?

a. En Internet Explorer:

Ingresar al navegador Internet Explorer, hacer clic en el botón "Ayuda" y seleccionar "Acerca de Internet Explorer", aparecerá un pantallazo donde se puede observar la versión del navegador instalado.

b. En Firefox

Ingresar al navegador Mozilla Firefox, hacer clic en el botón "Ayuda" y seleccionar  "Acerca de Mozilla Firefox",  aparecerá el siguiente pantallazo donde se puede observar la versión del navegador instalado:

c. En Chrome

Ingresar al navegador Google Chrome, en la parte superior derecha en la configuración de Chrome dar clic y seleccionar "Información de Google Chrome",  aparecerá el siguiente pantallazo donde se puede observar la versión del navegador instalado

d. En Safari

Ingresar al navegador Safari, en la parte superior derecha en el menú de ajustes generales dar clic y seleccionar "acerca de safari"

Luego aparece la versión que se tiene instalada mostrando la siguiente información:

16.¿Qué configuraciones especiales se deben tener en el navegador Internet Explorer para el funcionamiento de SUIT 3?

a. Vista de compatibilidad

  1. Primero verificar que la barra de herramientas esté activada, si no está activada oprimir la tecla Alt, aparecerá la barra de configuración en la parte superior así:

2. Luego dar clic en la opción Herramientas,  ubicado en la parte superior del navegador

3. Clic en configuración de vista de compatibilidad, como se muestra a continuación:

 

a. Aparece la siguiente pantalla:

  1. Se debe verificar que la URL del SUIT 3 no se encuentre dentro de los sitios web agregados a la vista de compatibilidad.
  1. Verificar que la última opción no esté marcada o seleccionada

17.¿Cómo se realiza la limpieza de Caché y eliminación de archivos temporales en los navegadores?

a. En Mozilla Firefox

  1. En la parte superior de la ventana de Firefox, hacer clic en el menú Herramientas y seleccionar Opciones
  2. Seleccionar el panel Avanzado.
  3. Hacer clic en la pestaña Red.
  4. En la sección Contenido web cacheado, hacer clic en Limpiar ahora.

b. En Internet Explorer

 

  1. En la parte superior de Internet Explorer, hacer clic en el menú Herramientas  y seleccionar Opciones de internet.
  1. Aparece un pantallazo en el cual se debe, hacer clic en la pestaña General y luego en el botón eliminar.
  1. Hacer clic en el botón de eliminar aparecerá un cuadro para marcar lo que se quiere eliminar. Mínimo seleccione ARCHIVOS TEMPORALES DE INTERNET y COOKIES
  1. Dar clic en el botón  Eliminar.

 

c. En Chrome

  1. Hacer clic en el menú de Chrome situado en la barra de herramientas del navegador.
  2. Seleccionar Herramientas.
  3. Seleccionar la opción Borrar datos de navegación...
  4. En el cuadro de diálogo que aparece, marcar las casillas de verificación correspondientes a los tipos de información que se desea eliminar.
  5. Utilizar el menú de la parte superior para seleccionar los datos que se desea eliminar. (Mínimo seleccionar VACIAR CACHE)
  6. Seleccionar en la lista desplegable Eliminar elementos almacenados desde:" el origen de los tiempos para eliminar todo.
  7. Haz clic en Borrar datos de navegación.

 

18.¿Cómo activar el corrector ortográfico en cada uno de los navegadores instalados en mi equipo?

El SUIT 3 utiliza de los navegadores el "Corrector ortográfico" el cual se recomienda activar y usar para que los trámites no cuenten con errores de ortografía.

Cada navegador tiene su forma de activar dicha herramienta. A continuación se explican los pasos de cómo hacerlo para los navegadores más comunes:

a. Activación ortográfica para el navegador Google Chrome:

1. Entrar a la configuración de Google Chrome

2. Hacer clic en la opción de "Configuración"

3.Hacer clic en la opción de "Mostrar opciones avanzadas"

4. Buscar la opción de "Idioma" y hacer clic en el botón de "Configuración de idiomas y del corrector ortográfico…" como se muestra en la figura:

En la ventana que abre el navegador, verifique que se encuentre activa la opción de "Habilitar la opción ortográfica", que se encuentra en la parte inferior de la ventana; de lo contrario actívela.

b. Activación ortográfica para el navegador Mozilla Firefox:

1. Hacer clic en la opción de "Herramientas"

2. Hacer clic en la opción de "Opciones"

3. Hacer clic en la opción de "Avanzado"

4. En la pestaña "General" verifique que se encuentre activa la casilla de "Comprobar la ortografía mientras se escribe"; de lo contrario actívela.

Adicionalmente a estos pasos se debe instalar el corrector Español/España de la siguiente manera:

  1. Hacer clic en la opción de "Herramientas"
  2. Hacer clic en la opción de "Complementos"
  3. Acá se debe buscar el idioma que instalaremos y hacer clic en él. En nuestro caso se instalará Español/España.
  4. Al hacer clic aparecerá una nueva ventana, en la que se debe poder Añadir a Firefox (el botón verde), si no aparece se debe bajar este complemento de Internet.

 

c. Activación ortográfica para el navegador Internet Explorer:

 

Este navegador es el único que no tiene dentro de sus herramientas un corrector ortográfico incluido. Para poder hacer uso de un corrector ortográfico se debe hacer la instalación de uno.

Se recomienda descargar e instalar del software gratuito "Speckie" el cual se complementa adecuadamente con este navegador.

Speckie solo trae por defecto el diccionario para "Inglés", de modo que cuando escriba cualquier palabra dentro del Formato Integrado del Tramite - FIT la marcará como error.

 

Para instalar el diccionario en "Español" debe realizar los siguientes pasos:

  1. Haga clic sobre cualquier palabra resaltada como error.
  2. Haga clic sobre la opción de "Configuración Speckie".
  3. De la sección de "Directorios instalados", haga clic en el botón de "Obtener más diccionarios"
  4. Seleccione de la lista el diccionario "Spanish (Español)"
  5. Haga clic en la opción de "Instalar"
  6. Una vez haya realizado los pasos descritos, el diccionario quedará configurado y listo para usarse.

 

d. Activación ortográfica para el navegador Safari:

 

  1. En cualquier cuadro de texto editable, se hace clic derecho sobre la palabra subrayada,
  2. luego clic en Ortografía y gramática y se marca Comprobar ortografía mientras se escribe.

19.¿Cómo obtener las coordenadas geográficas del punto de atención de la entidad y como registrarla en el SUIT 3?

a. ¿Qué son las coordenadas Geográficas?

Son un conjunto de líneas imaginarias que permiten ubicar con exactitud un lugar en la superficie de la Tierra. Estas coordenadas son representadas por medio de la latitud y la longitud, las cuales están dadas en medidas angulares medidas desde el centro de la Tierra.

b. Definición de Latitud y Longitud

Latitud: Es la distancia en grados, minutos y segundos que hay con respecto al paralelo principal, que es el ecuador (0º). La latitud puede ser norte y sur.

Longitud: Es la distancia en grados, minutos y segundos que hay con respecto al meridiano principal, que es el meridiano de Greenwich (0º).La longitud puede ser este y oeste.

c. ¿Cómo obtener la latitud y longitud de un punto?

1. Ingrese a la siguiente dirección de Internet: www.maps.google.com

2. En la caja de dialogo digite la ciudad y si conoce la dirección que desea ubicar digítela también, y luego de clic en el botón buscar y ubique el punto exacto que desea como muestra la figura:

3. De clic derecho sobre el punto exacto en el mapa y seleccione ¿Que hay aquí?, le mostrara los valores de latitud y longitud, de la siguiente manera:

4. En la caja de búsqueda aparecerán dos números decimales separados por comas, el primero representa la latitud y el segundo la longitud, como muestra la figura:

Al tener estos datos de latitud y longitud se deben registrar en el Sistema SUIT 3  en el punto de atención.

20.¿Cómo obtener el código postal?

Código postal es:

Pasos para obtener el código postal:

 

a. Ingresar a http://www.4-72.com.co/

 

b. En el menú principal ingrese a servicios de información y de clic sobre la palabra código postal.

 

 

c. Posteriormente de clic sobre el mapa

 

 

d. De clic sobre "conoce tu código postal"

 

 

e. Realizar la búsqueda por cualquiera de los siguientes criterios

 

f. Al tener este dato regístrelo en el SUIT en el punto de atención que está creando.

 

21.¿Qué hacer cuando aparece error al modificar un punto de atención?

Cuando se está modificando un punto de atención repetido o con la dirección repetida y aparece el mensaje "Ya existe un punto de atención con ese nombre"

  • En el caso de que el nombre del punto de atención este repetido, se debe cambiar el nombre de alguno de los puntos de atención, colocando el departamento al que pertenece en el caso de los puntos de atención territoriales. Ejemplo: Registraduria Colón – Nariño; y de esta forma permite realizar la modificación sin arrojar error.

 

  • Si estos puntos tienen registros asociados se debe ingresar a cada registro y cambiarle el punto de atención asignado por el modificado anteriormente.

 

Los pasos a seguir son los siguientes:

 

  1. Al ingresar a Gestionar puntos de atención, el SUIT muestra la siguiente información donde se puede ordenar ascendentemente la columna de "Nombre de punto de atención":

  1. Aquí se pueden observar los puntos de atención repetidos y se le da clic a la acción de modificar para cambiar el nombre, como se muestra en la figura.

  1. Si es el caso de que la dirección del punto de atención este repetido, se debe cambiar la dirección de alguno de los puntos de atención.

 

Los pasos a seguir son los siguientes:

  1. Al ingresar a Gestionar puntos de atención, el SUIT muestra la siguiente información donde se puede ordenar ascendentemente la columna de "Dirección punto de atención":
  1. Si al ordenar la columna de la dirección alguna esta repetida, se debe ingresar a modificar la dirección de este punto.